BENTUK/BAGAN ORGANISASI

Pada pembahasan sebelumnya kita telah mempelajari pengertian dan prinsip organisasi. Pada pembahasan materi kali ini kita akan mempelajari bentuk/bagan organisasi. Meskipun secara praktis bagan organisasi dapat dikatakan sama dengan struktur organisasi, namun secara teoritis bagan dan sttuktur adalah hal yang berbeda. GR Terry yang dikutip dari buku Dasar-Dasar Manajemen (Farida, 2009) menjelaskan bahwa :

1. Sebuah bagan organisasi adalah suatu bentuk tulisan/lukisan yang menunjukkan segi-segi penting dari suatu organisasi, termasuk fungsi-fungsi Utama dan hubungan-hubungannya masing-masing satu sama lain, saluran-saluran pengawasan dan wewenang yang bertalian dari setiap pegawai.
2. Suatu bagan organisasi adalah sebuah gambaran grafis dari struktur organisasi

Terdapat beberapa jenis bentuk/bagan organisasi. yakni bentuk piramida, bentuk meninggi (vertical), bentuk mendatar (horizontal) dan bentuk lingkaran

TUGAS

Kegiatan 4.2

Judul Kegiatan      : Menganalisa Bentuk-Bentuk Organisasi

Jenis Kegiatan       : Tugas Kelompok

Tujuan                   : 

1. Peserta didik dapat menjelaskan bentuk-bentuk organisasi
2. Peserta didik dapat menggambarkan bentuk-bentuk organisasi

Langkah kegiatan

• Buatlah kelompok dengan teman sebangkumu!

Ketua Kelompok      :

Anggota Kelompok  :

1. Carilah gambar bagan organisasi Piramida lengkap dengan keterangan, kelebihan dan kekurangannya
2. Carilah gambar bagan organisasi Vertikal lengkap dengan keterangan, kelebihan dan kekurangannya
3. Carilah gambar bagan organisasi Horizontal lengkap dengan keterangan, kelebihan dan kekurangannya
4. Carilah gambar bagan organisasi Lingkaran lengkap dengan keterangan, kelebihan dan kekurangannya

Ditulis dibuku salah satu teman

MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI

Contoh Struktur Organisasi

A.  Mengenal Organisasi

Kamu tentu sering mendengar istilah organisasi karena banyak organisasi yang ada dilingkungan sekitarmu. Bahkan mungkin saja saat ini kamu merupakan anggota organisasi, seperti OSIS. Walaupun kalian sering mendengar istilah organisasi, tapi tahukah kalian apa sebenarnya organisasi itu?

PENGERTIAN ORGANISASI

Secara etimologi organisasi berasal dari kata to organize, artinya menyusun bagian-bagian yang terpisah-pisah menjadi suatu kesatuan, sehingga dapat dipergunakan untuk melakukan pekerjaan dalam mencapai tujuan.

Sedangkan organisasi dalam Bahasa Yunani, yaitu organom atau dalam Bahasa latin Organum  yang berarti bagian, anggota atau badan. Sedangkan berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan Bersama.

Berikut ini beberapa pendapat para ahli tentang definisi organisasi yang dikutip dari Priansa dan Garinda

a. Schein

Organisasi merupakan koordinasi yang bersifat rasional yang dilakukan sejumlah orang demi mencapai sejumlah tujuan yang jelat, lewat pembagian kerja atau fungsi dan lewat suatu hierarki otoritas dan pertanggungjawaban

b. Robbins dan Mathew

Organisasi merupakan entitas social yang dikoordinasi secara sadar, dengan Batasan-Batasan yang relative dapat dikenali, yang berfungsi secara terus menerus dengan dasarnya, yaitu untuk mencapai suatu tujuan Bersama atau seperangkat tujuan.

c. Jones dan Mathew

Organisasi merupakan alat yang digunakan oleh orang-orang dalam mengoordinasikan tindakan-tindakan mereka guna memenuhi sesuatu yang mereka harapkan atau seperangkat tujuan.

d. James D. Mooney

Dalam bukunya The Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan Bersama.

e. J. William Schulze

Organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

g. Kamus Administrasi

Organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan kumpulan dari dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah disepakati Bersama.

PRINSIP ORGANISASI

Prinsip memberikan petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa aktivitas organisasi untuk memandu pencapaian tujuan tertentu. Menurut Moekijat dalam buku Administrasi Perkantoran (2008) prinsip organisasi yang baik diantaranya sebagai berikut :

1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah perusahaan.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Jenjang pengawasan harus tepat
4. Pengawasan pusat dengan desentralisasi yang maksimum
5. Jangan ada terlalu banyak tingkatan manajemen
6. Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secara mendatar maupun secara vertical
7. Otoritas dan tanggung Jawab harus dirumuskan
8. Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik-baiknya.

HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN  ORGANISASI

• Dalam menyusun organisasi, perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :
• Pengelompokan pekerjaan harus dilakukan dengan tepat
• Bagaimana cara memberikan tugas pada tiap personel dengan sesuai
• Mengatur hubungan-hubungan dalam organisasi kaitannya dengan bagaimana cara mengatur wewenang dan tanggung jawab kerja yang baik
• Lingkungan kerja kaitannya dengan bagaimana mengadakan dan mengatur fasilitas kerja yang diperlukan.

TUGAS !!! Silahkan klik link dibawah ini

https://docs.google.com/forms/d/1YcaeuVkQzBKfcTWpzKckyQtR0MvSwZ7sb3_t1QBQJgs/edit

Sumber : Muhammad Lutfi Hakim : Buku Administrasi Umum (2017)

URAIAN TUGAS

Uraian Tugas adalah paparan semua tugas dan jabatan yang merupakan upaya pokok pemangku jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja menggunakan perangkat kerja dalam kondisi tertentu. 

Oleh karena itu, uraian tugas/pekerjaan harus dibuat dengan langkah/cara yang tepat untuk menciptakan menciptakan kelancaran pelaksanaan tugas. Uraian pekerjaan dijelaskan oleh Melayu S.P Hasibuan dalam buku "Manajemen Sumber Daya Manusia" harus jelas dan persepsinya mudah dipahami dengan menggunakan hal-hal sebagai berikut : 

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab,
3. Standar wewenang dan pekerjaan
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas,
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya

Lebih lanjut dalam Peraturan kepala BKN Nomor 12 Tahun 2011 ditegaskan penyusunan Uraian Tugas harus memenuhi kriteria :
A. Apa yang dikerjakan dan sebutkan pula objek yang dikerjakan.
B. Bagaimana cara mengerjakannya
C. Mengapa tugas ini harus dikerjakan.
Uraian Tugas yang baik harus memenuhi enam kualifikasi, meliputi :
a. Sistematis, yakni memenuhi aturan bentuk dan syarat tertentu.
b. Jelas, yakni harus dapat memberi isi dan maksud yang jelas dan dapat dipahami oleh pembacanya. c. Ringkas, yakni perlu menggunakan kata-kata dan kalimat yang singkat dan benar sehingga pembacanya tidak perlu untuk memahaminya.
d. Tepat, yakni harus menyajikan uraian yang sesuai dan cocok seperti apa yang dimaksudkan oleh isi jabatan.
e. Taat azas, yakni kata-kata dan kalimat tersebut isinya menunjukkan maksud dan arah yang sama.
f. Akurat, yakni harus disusun secara teliti, tidak kurang dan tidak lebih.

TUGAS PADA SETIAP TINGKAT JABATAN PADA KEGIATAN ADMINISTRASI

A. MANAJER ADMINISTRASI 
Uraian tugas manajer administrasi meliputi :
1. Merencanakan konsep Utama sesuai visi dan misi perusahaan dan mensosialisasikannya kepada manajer kantor
2. Mengoorganisasikan segenap sumber daya pada tingkatan tataran yang paling Utama.
3. Merancang prosedur, teknis dan standar operasional kerja (SOP) untuk unitnya.
4. Membuat kerputusan dalam skala internal unitnya masing-masing.
5. Merancang konsep pengembangan unitnya.
6. Melakukan pengawasan terhadap bawahan yang berada pada jajaran unitnya masing-masing, mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor hingga staf.

B. MANAJER KANTOR 

Tugas manajer kantor bersifat praktis dan operasional, maksud tugas manajemen kantor merupakan pengaplikasian dari segenap konsep/gagasan utama yang telah digariskan oleh manajer administratif. Tugas pokok manajer kantor adalah menjuruskan dan mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya. Menurut Gie (2012), Manajer kantor memiliki tugas yang erat kaitannya dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya, yakni :

• Kemampuan memimpin.
• Memiliki latar belakang praktik/Pendidikan.
• Kemampuan melatih.
• Kemampuan mengungkapkan diri.
• Kemampuan bersikap terbuka.
• Keingitahuan.
• Kemampuan mengembangkan kreativitas
• Kemampuan mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana
• Kemampuan menjual gagasan.
• Kemampuan bekerja sama dan sabar.

C. SUPERVISOR 

Seorang supervisor/pengawas/penyelia memiliki beberapa tugas . Tugas supervisor menurut Moekijat (2008) yakni

1. Tugas Pokok

1.      Memberi intruksi pelaksanaan pekerjaan.
2.      Mengawasi pegawai dalam pelaksanaan pekerjaan
3.      Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan pekerjaannya.
4.      Memelihara hubungan baik dengan pegawai.

2. Tugas dalam hubungannya dengan pekerjaan.

1.     Merencanakan pekerjaan seleksi
2.     Mengontrol pekerjaan agar selesai tiap waktu
3.     Menjamin ketelian kerja
4.     Mengoordinasikan pekerjaan dengan unit kerja lainnya.
5.     Membagi pekerjaan secara adil
6.     Mengembangkan metode baru dalam melaksanakan pekerjaan.

3. Tugas dalam hubungannya dengan orang-orang bawahan.

1.     Melatih bawahan
2.     Mengembangkan system magang
3.     Mendelegasikan tanggung jawab
4.     Mendamaikan perselisihan antarkaryawan
5.     Memeberi hutang apabila perlu
6.     Memelihara disiplin.

4. Tugas dalam hubungannya dengan atasan dan teman-teman sekerja

1.     Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor.
2.     Bekerja sama dengan pengawas lain.
3.     Mengizinkan dan mendorong pertukaran pegawai
4.     Melaksanakan kebijakan-kebijakan perusahaan.

TUGAS (Kelas X AP, X AK1 dan X AK 2 Hari kamis tanggal 12 September 2019) 

1. Apa yang dimaksud dengan uraian tugas?
2. Menurut pendapatmu perlukah uraian tugas tersebut? jelaskan…
3. Uraian tugas yang baik harus memenuhi enam kualifikasi, sebutkanlah dan jelaskan
4. Tugas pokok manajer kantor adalah menjuruskan dan mengawasi kantok untuk mencapai tujuannya… apa maksudnya?
5. Apa tugas pokok supervisor dalam hubungan dengan orang-orang bawahannya.

Jawaban ditulis di buku catatan

Analisis Jabatan

Analisis jabatan (Job analysis) dapat diartikan sebagai suatu aktivitas mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo,2002:127). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepadasatu orang. Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan jabatan /pekerjaan, dimana hasilnya meliputi uraian jabatan(job description) dan syaratjabatan ( job specification). Langkah pertama dalam analisis jabatan dimulai dengan mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan yang ada dalam organisasi. Langkah kedua adalah menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis, jabatan akan digunakan, atau menentukan tujuan spesifik dari analisis jabatan. Langkah ketiga adalah pemilihan penggunaan teknik-teknikanalisis jabatan. Teknik-teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data tentangkarakteristik jabatan, perilaku yang disyaratkan, karakteristik yang perlu dimiliki pekerja untuk menjalankan pekerjaan. Informasi yang diperoleh tadi kemudian untuk menyusun uraian jabatan. Langkah selanjutnya adalah menyiapkan spesifikasi jabatan. Artinya, pengetahuan dan data yang dikumpulkan dalam langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya, digunakan sebagai dasar untuk merencanakan dan menjalankan kegiatan-kegiatan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) lainnya. Kegiatan menajemen SDM ini meliputi aktivitas-aktivitasseperti rekruitmen, seleksi, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi gaji pegawai,promosi, pemindahan pegawai atau penempatan pegawai.Selain itu, hasil analisis jabatan juga berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut. a. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkanbagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukanuntuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi pekerjaan juga dicantumkannama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, namadepartemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisikerja, dan waktu kerja. b. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentangpengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harusdimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalamspesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi,berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan statusperkawinan. c. Desain pekerjaan ( job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan denganpenetuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaantersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naunganperusahaan. Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan. TUJUAN ANALISIS JABATAN Adapun tujuan analisis jabatan yaitu: 1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat. 2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja. 3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif. FUNGSI ANALISIS JATABATAN Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan, juga memiliki fungsi lain, yaitu : 1. Pengadaan tenaga kerja : Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagaipembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikandasar pembentukan prosedur seleksi nantinya. 2. Pelatihan : Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untukmengambil keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan danpengembangan sumber daya manusia. 3. Evaluasi kinerja: Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untukmenentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensasi yang layak. 4. Penilaian prestasi : Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik makadeskripsi jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan. 5. Promosi dan transfer pegawai : 6. Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusansebagai dasar program promosi dan transfer pegawai. METODE ANALISIS JABATAN Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut. 1. Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data yang menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi. 2. Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat, Hasil pengamatan tersebut langsung di catat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut, 3. Wawancara (interview ), yaitu pengumpulan data dengan mengajukanpertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untukdiolah informasi yang diperlukan, 4. Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

Jois Us For VCT Batch 4 Indonesia 84 Jakarta 2

VCT Batch 4 Indonesia 84 Jakarta 2 Bergabung sebagai peserta VCT Batch 4 memberikan pengalaman tersendiri, sebagai guru milineal kita memang ditantang untuk mampu menguasai teknologi dan informasi. Bagaimana tidak... kita tidak bisa pungkiri bahwa kita sudah memasuki era revolusi 4.0 yang tidak hanya menawarkan sisi positif tapi juga sisi negatif. Mau tidak mau, siap tidak siap Indonesia akan berhadapan dengan revolusi yang ditopang oleh teknologi-teknologi abad 21 seperti machine learning, artificial intelligence, internet of thing, hingga 3 D Printing. Oleh sebab itu sebagai guru kita harus sigap dan cepat tanggap dan mempersiapkan diri agar peserta didik kita dapat mengikuti perkembangan yang ada. VCT Batch 4 merupakan gebrakan yang dipersembahkan oleh SEAMEO dan guru-guru untuk Indonesia adalah pelatihan mengelola training online. Dengan VCT Diseminasi pengetahuan baru yang terupdate dari Sabang sampai Merauke akan mudan dan relatif cepat dilakukan. VCT Batch 4 Indonesia 84 Jakarta 2 sudah dimulai sejak tanggal 20 Mei 2019. ada 1000 lebih guru-guru DKI yang sudah bergabung dengan instruktur-instrutur yang merupakan alumni VCT sebelumnya. Alhamdulillah dengan kesabaran para instruktur VCT Batch 4 Jakarta 2 diantranya Bapak Hasan Bul (SMK N 1) Bu Marlina (SMA 68), Bapak Candra Gunawan (SDN Pasar Baru 11)kami dibimbing untuk bisa melalukan seminar atau pembelajaran online. setiap peserta diberi kesempatan untuk menjadi Host, Presenter dan Moderator. Mudah2an kita semua diberi kesehatan dan kemudahan untuk menyelesaikan tugas demi tugas. Ayo semangat bapak ibu pejuang sinyal... Bersama kita pasti bisa...

Pelayanan Yang Baik

Pelayanan Yang Gagal

Konsep Pelayanan Prima

Pelayan Prima

Pembelajaran Arsip dengan Model Discovery Learning

https://drive.google.com/file/d/1IvJjAsjaeWVo-sM-MUw5eG93LK7RrM5R/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1nF7Z78a-pFDRezWedcy85YB2pcDkdvKn/view?usp=sharing

Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Sistem Penyimpanan Arsip

Perlukah Arsip?

PEMBUATAN NOTULA RAPAT

1.  Pengertian Notula Rapat

Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula merupakan sumber informasi atau dokumen yang otentik. Notula harus ditulis dengan teliti, artinya semua pokok persoalan yang dibahas dalam rapat harus ditulis dengan tepat, semua yang ditulis harus sesuai dengan pokok pembicaraan dan harus jelas.

2.  Fungsi Notula Rapat dan Jenis Notula Rapat

A.   Fungsi Notula

Beberapa fungsi notula sebagai berikut :

1.   Sebagai alat bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan.

2.   Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3.   Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

Rapat yang terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direalisasikan dalam rapat berikutnya dan mengetahui hasil rapat.

4.   Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5.   Sebagai dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu disimpan dengan baik sesuai dengan system pengarsipan

6.   Sebagai alat untuk rapat semu

Yang dimaksud dengan rapat semua adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hokum.

B.   Jenis Notula

Terdapat dua jenis notula sebagai berikut :

1.   Notula harfiah

Ialah laporan atau pencatatan secara menyeluruh kata demi kata, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (dari notulis).

2.   Notula rangkuman

Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu notulis harus terampil menilai isi pembicaraan dari setiap peserta. Notulis harus dapat memilih atau memilah setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis adalah hal-hal yang sesuai dengan teman dan tujuan rapat.

C.    Sistematika Notula Rapat.

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik seminar, rapat, diskusi atau siding yang dimulai dari awal sampai akhir yang ditulis oleh seorang notulis. Sistematika notula rapat terdiri dari :

a.    Kepala Notulen

Kepala notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri dari

1)   Nama atau tema yang akan dibahas

2)   Hari dan tanggal acara dilaksanakan

3)   Waktu (jam) pelaksanaan acara

4)   Tempat pelaksanaan acara

5)   Acara saat berlangsung

6)   Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis, peserta

b.   Isi Notulen

Isi notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen  yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Adapun sistematika dalam penulisan notulen adalah

1)     Kata pembukaan

2)     Pembahasan

3)     Pembacaan keputusan hasil

4)     Waktu (jam) penutupan

c.    Bagian akhir notulen

Bagian akhir notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun diakhir pengertian kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen. Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah

1)   Nama jabatan

2)   Tanda tangan

3)   Nama pejabat, pangkat dan NIP

d.   Penandatangan

Penandatangan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggungjawaban acara yang dilaksanakan.

Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan

1)   Notulen ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan secretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio dengan  menggunakan kop naskah dinas secretariat.

2)   Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

3)   Notulen ditanda tangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris dan notula.

D.   Prosedur Pembuatan Notula Rapat

Dalam membuat notula harus melakukan persiapan terlebih dahulu sebagai berikut.

a.    Menyediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan personal computer ataupun notebook atau laptop untuk penyusunan notula.

b.   Menyediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis

c.    Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai.

d.   Menyediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat.