PENYELENGGARAAN PERTEMUAN/RAPAT

 MAKNA RAPAT

Dalam menyelenggarakan rapat ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkan rapat agar rapat yang dilaksanakan memiliki makna dan bukan hanya sekedar rapat berkumpul tanpa ada keputusan dan hasil yang jelas. Prinsip-prinsip dasar itu adalah sebagai berikut

a.    Why ? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan   urgensi dari rapat tersebut.

b. What ? Apa masalah yang dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

c.    Who ? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut, hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

d.   Where ? Dimana rapat akan diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

e.   When ? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat diselenggarakan.

f.     How ? Bagaimana rapat akan diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD proyektor, tape, video atau alat rekaman lainnya.

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

TEKNIK MEMBUKA RAPAT

Teknik Membuka dan Menutup Rapat, ketika rapat diselenggarakan terdapat dua acara rapat yang harus selalu ada yaitu pembukaan dan penutup rapat. Teknik membuka rapat sebagai berikut:

v      Kalimat pembuka harus menarik atau memikat

v    Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat. Pembicara harus mengetahui kondisi para pendengar seperti sifat pendengar, pendidikan, suasana yang terjadi.

v     Kalimat pembuka berisiKian secara umum tentang materi/topik yang dibahas. Topik-topik ini akan menjadi alat pendorong atau memotivasi pendengar untuk mengetahui lebih lanjut hasil akhir pembicara.

v    Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. Selain itu dalam hal-hal yang dianggap penting perlu diulang-ulang agar terserap dengan jelas oleh para pendengar.

v  Gunakan  kalimat yang singkat, jelas tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.

v Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti penggunaan data, anekdot, membuat pertanyaan, mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa, peribahasa, kata bijak dan kutipan dari kitab suci.

     Sebagai contoh : Seorang Manajer, dalam menyampaikan pengarahan kepada manajer produksi, maka kalimat pembuka cukup terdiri atas beberapa kalimat yang mengandung kesan positif. Misalnya: “Saudara-saudara harus berjuang dengan keras karena produksi barang yang terbaru menentukan kelanjutan pabrik kita.”

 TEKNIK MENUTUP RAPAT

Rapat yang berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Pemimipin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak berlarut-berlarut. Teknik menutup rapat yaitu sebagai berikut:

a. Menyusun ringkasan atau kesimpulan, agar para pendengar mengingat kembali garis besar isi pembicaraan sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui secara jelas isi dan maksud pembicaraan.

b. Kalimat penutup, berguna untuk menggugah kembali minat dna perhatian para pendengar terhadap isi pembicaraan yang telah dibahas. Berikut ini beberapa ketentuan tentang cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu:

v  Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.

v Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan.

v      Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan. Antara kalimat pembuka dan penutup harus ada hubungannya.

v  Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu:

Ø  Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat.

Ø  Berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan

Ø  Berisi pujian kepada pendengar.

Ø  Usahakan agar pendengar merasa senang, senyum bahkan tertawa.

Ø  Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci yang sesuai, kata bijak daari orang terkenal

Ø  Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif

TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT/PERTANYAAN DALAM RAPAT

 

Bila seseorang akan menyampaikan pendapat dalam rapat dengan tujuan memberitahukan pendengar maka hal yang diharapkan pembicara ialah pendengar memahami dengan jelas segala sesuatu yang dikemukakan oleh pembicara. Pembicara harus berusaha mengungkapkan uaraiannya dengan menggunakan bahasa yang efektif.

 TUGAS MANDIRI

Carilah sebuah video rapat di youtube dan tuliskan sumbernya disini… misalnya http://meike-amri.blogspot.com

Sumber Video rapat ………

Rapat membahas tentang ………………………..

 Petunjuk kerja

1.  Apa yang disampaikan oleh MC pada saat membuka rapat? Tulis kalimatnya disini

2.  Bagaimana teknik bertanya dalam rapat tersebut?

3.  Siapa yang bertanya dan apa pertanyaannya?

4.  Apa yang disampaikan pada saat menutup rapat?J

Jawaban ditulis dibuku catatan atau di Microsoft word pada google classroom