Analisis Jabatan

Analisis jabatan (Job analysis) dapat diartikan sebagai suatu aktivitas mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo,2002:127). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepadasatu orang. Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan jabatan /pekerjaan, dimana hasilnya meliputi uraian jabatan(job description) dan syaratjabatan ( job specification). Langkah pertama dalam analisis jabatan dimulai dengan mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan yang ada dalam organisasi. Langkah kedua adalah menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis, jabatan akan digunakan, atau menentukan tujuan spesifik dari analisis jabatan. Langkah ketiga adalah pemilihan penggunaan teknik-teknikanalisis jabatan. Teknik-teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data tentangkarakteristik jabatan, perilaku yang disyaratkan, karakteristik yang perlu dimiliki pekerja untuk menjalankan pekerjaan. Informasi yang diperoleh tadi kemudian untuk menyusun uraian jabatan. Langkah selanjutnya adalah menyiapkan spesifikasi jabatan. Artinya, pengetahuan dan data yang dikumpulkan dalam langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya, digunakan sebagai dasar untuk merencanakan dan menjalankan kegiatan-kegiatan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) lainnya. Kegiatan menajemen SDM ini meliputi aktivitas-aktivitasseperti rekruitmen, seleksi, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi gaji pegawai,promosi, pemindahan pegawai atau penempatan pegawai.Selain itu, hasil analisis jabatan juga berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut. a. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkanbagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukanuntuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi pekerjaan juga dicantumkannama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, namadepartemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisikerja, dan waktu kerja. b. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentangpengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harusdimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalamspesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi,berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan statusperkawinan. c. Desain pekerjaan ( job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan denganpenetuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaantersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naunganperusahaan. Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan. TUJUAN ANALISIS JABATAN Adapun tujuan analisis jabatan yaitu: 1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat. 2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja. 3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif. FUNGSI ANALISIS JATABATAN Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan, juga memiliki fungsi lain, yaitu : 1. Pengadaan tenaga kerja : Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagaipembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikandasar pembentukan prosedur seleksi nantinya. 2. Pelatihan : Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untukmengambil keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan danpengembangan sumber daya manusia. 3. Evaluasi kinerja: Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untukmenentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensasi yang layak. 4. Penilaian prestasi : Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik makadeskripsi jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan. 5. Promosi dan transfer pegawai : 6. Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusansebagai dasar program promosi dan transfer pegawai. METODE ANALISIS JABATAN Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut. 1. Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data yang menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi. 2. Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat, Hasil pengamatan tersebut langsung di catat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut, 3. Wawancara (interview ), yaitu pengumpulan data dengan mengajukanpertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untukdiolah informasi yang diperlukan, 4. Menulis laporan pekerjaan secara singkat.